I. INFORMACJE OGÓLNE

Niniejsza Polityka prywatności zawiera informacje o zasadach zbierania i przetwarzania danych osobowych wszystkich osób korzystających ze Strony internetowej „Kongres Pharmacovigilance 2025” (dalej jako „Strona”),  w tym uczestników Konferencji (dalej jako „Użytkownicy”).

Przed rozpoczęciem korzystania ze Strony Użytkownik powinien zapoznać się z postanowieniami niniejszej Polityki prywatności. Użytkownik może zapoznać się z Polityką prywatności na stronie internetowej w stopce dolnej „Polityka Prywatności”.

Polityka prywatności to materiał informacyjny przeznaczony dla osób, których dane wykorzystywane będą w ramach działalności Organizatorów Kongresu/ Polskiego Towarzystwa Bezpiecznej Farmakoterapii. Prezentujemy w niej zasady na jakich będziemy posługiwać się Państwa danymi.

Ochrona prywatności Użytkowników ma dla nas bardzo duże znaczenie, dlatego też Administrator ogranicza wykorzystanie i zbieranie informacji o Użytkownikach Strony do poziomu, który jest niezbędny, aby świadczyć Użytkownikom usługi na najwyższym poziomie

II. ADMINISTRATOR ORAZ JEGO DANE KONTAKTOWE

Administratorem danych osobowych Użytkowników jest  Polskie Towarzystwo Bezpiecznej Farmakoterapii z siedzibą przy ul. Jagiellońska 78 lok 1.80, 03-301 Warszawa.

W każdej sprawie związanej z ochroną danych osobowych, w tym w celu skorzystania  z uprawnień przyznanych Użytkownikowi na gruncie RODO można skontaktować się z Administratorem w następujący sposób:

1) pisemnie na adres: ul. Jagiellońska 78 lok 1.80, 03-301 Warszawa

2) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: biuro@ptbfarm.pl.

III. ŹRÓDŁO DANYCH UŻYTKOWNIKA

Użytkownik w większości przypadków sam przekazuje swoje dane Administratorowi, dzieje się to m.in. gdy: rejestruje się na wydarzenie, konferencje, kontaktuje się z Administratorem za pośrednictwem udostępnionego kanału komunikacyjnego. Administrator może także pozyskiwać dane osobowe Użytkownika od innych upoważnionych osób (pełnomocników, prokurentów), jeżeli posiadają oni stosowne umocowanie od Użytkownika.

Na etapie rejestracji uczestnika konferencji wymagane jest podanie danych identyfikujących oraz danych kontaktowych tj. imię, nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, telefon, adres korespondencyjny, nip.

Kontaktując się z Administratorem za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, listownie, czy telefonicznie Użytkownik przekazuje swoje dane osobowe niezbędne do kontaktu i udzielenia odpowiedzi na zapytanie, w szczególności: adres e-mail, numer telefonu, dane osobowe zawarte w treści wiadomości – w zależności od formy kontaktu. Użytkownik może podać także inne dane w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania.

Korzystanie ze Strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w tzw. logach serwera, czyli zapisy dotyczące niektórych parametrów Użytkowników zyskujących dostęp do Strony. Logi zawierają w szczególności takie dane jak adres IP urządzenia, czas zdarzenia, informacje o przeglądarce internetowej; informacje o systemie operacyjnym, z jakiego korzysta Użytkownik. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi Użytkownikami korzystającymi ze Strony i są wykorzystywane jako materiał pomocniczy służący do celów administracyjnych. Ponadto, ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.

IV. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

Poniżej prezentujemy cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych Użytkowników:

• Organizacja i przeprowadzenie konferencji, w tym rejestracja uczestników Konferencji, kontakt z uczestnikami w ramach czynności organizacyjnych. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1. lit. b RODO w zw. z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny(niezbędność przetwarzania danych w celu zawarcia i wykonania umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy ).
• Rejestracja sponsora konferencji, zawarcie i realizacja umowy sponsoringowej. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1. lit. b RODO w zw. z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (niezbędność przetwarzania danych w celu zawarcia i wykonania umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy).
• Udostępnianie uczestnikom materiałów związanych z Konferencją. Podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest marketing konferencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Wysyłanie informacji o kolejnych edycjach konferencji i wydarzeniach związanych z tematyką kongresu celem promocji. Podstawą prawną przetwarzania jest Państwa dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można wycofać w dowolnym
• Rachunkowość i sprawozdawczość finansowa, w tym rozliczenie opłaty. Realizacja tego celu jest obowiązkiem prawnym Administratora. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1. lit. c) RODO w zw. z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
• Obsługa korespondencji. Umożliwienie kontaktu z Administratorem, w każdej sprawie, która dotyczy działalności Administratora oraz udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość, czy zgłoszone telefonicznie zapytanie. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci udzielania odpowiedzi na kierowane wiadomości lub zgłaszane telefonicznie zapytania(art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Promocja wydarzenia oraz działalności Administratora poprzez publikację zdjęć i nagrań z organizowanej konferencji, na których mogą być widoczni uczestnicy konferencji. W celu udokumentowania konferencji, będą wykonywane w jej trakcie fotografie oraz nagrania, które zostaną opublikowane na stronie internetowej i mediach społecznościowych wydarzenia. Podstawą prawną danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Państwa wizerunek jeżeli nie będzie stanowił jedynie szczegółu całości – będzie przetwarzany na podstawie Państwa dobrowolnej zgody – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w zw. z art. 81 ust. 1 Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
• Dochodzenie i obrona przed roszczeniami związanymi z organizacją Konferencji. Podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest dochodzenie i obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z przepisami Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny oraz Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.)
• Administrowanie stroną – logi serwera. Podstawą prawną przetwarzania tych danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na administrowaniu stroną internetową (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

V. ODBIORCY DANYCH

Poniżej prezentujemy kategorie odbiorców, którym udostępnimy Państwa dane osobowe w trakcie realizacji naszych zadań:

• Operatorzy pocztowi,
• Dostawcy poczty elektronicznej,
• Dostawcy komunikatorów internetowych,
• Dostawcy serwisu szkolenia,
• Podmioty świadczące usługi IT i hosting strony internetowej,
• Podmioty przetwarzające dane w zakresie obsługi płatności,
• Zewnętrzne biura rachunkowe,
• Kancelarie adwokackie, radcowskie i doradztwa prawnego, które zapewniają nam pomoc prawną,
• Dostawcy narzędzi do automatyzacji marketingu,
• Instytucje uprawnione do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa (np. organy podatkowe).

VI. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

• Państwa dane osobowe przechowujemy przez okres obowiązywania umowy.
• Po ustaniu umowy, Państwa dane osobowe przechowujemy jeszcze przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.
• Termin przedawnienia zobowiązań podatkowych wynosi 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Podstawowy termin przedawnienia roszczeń wynikających z zawartej umowy wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata.

VII. DLACZEGO TAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY DANE OSOBOWE?

Przechowywanie danych przez czas obowiązywania umowy jest niezbędne do jej wykonania. Przechowywanie danych po upływie okresu obowiązywania umowy jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami. Podstawowy termin przedawnienia zobowiązań podatkowych oraz zasady jego biegu określają przepisy art. 70. §1. Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Podstawowy termin przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych wynika z art. 118 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

Dane osobowe przetwarzane na podstawie Państwa dobrowolnej zgody będą przetwarzane do czasu wycofania zgody.  Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, będą przechowywane do czasu osiągnięcia celu przetwarzania lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, w zależności co nastąpi wcześniej.

VIII.  PRAWA UŻYTKOWNIKÓW

W związku z tym, że wykorzystujemy Państwa dane osobowe, przysługują Państwu określone uprawnienia. Poniżej prezentujemy listę uprawnień mających zastosowanie w toku postępowania. Opisujemy również na czym one polegają oraz kiedy i w jaki sposób możecie Państwo z nich skorzystać.

8.1. Prawo dostępu do danych

Możecie Państwo dowiedzieć się czy dysponujemy Waszymi danymi osobowymi, jakie są to dane oraz w jaki sposób posługujemy się nimi. Możecie Państwo także uzyskać kopię swoich danych osobowych.

Odmówimy wydania kopii danych osobowych, jeżeli jej wydanie wdanym przypadku niekorzystnie wpłynie na prawa wolności innych. Dostępu do danych udzielamy poprzez przekazanie sprawozdania. Realizując prawo dostępu do danych nie przekażemy Państwu kopii zgromadzonej dokumentacji.

8.2. Prawo do sprostowania danych

Możecie Państwo poprawić nieprawidłowe informacje na swój temat, zaktualizować nieaktualne oraz uzupełnić brakujące. Przed dokonaniem sprostowania będziemy sprawdzać prawdziwość i poprawność podawanych przez Państwa danych osobowych. W tym celu poprosimy o okazanie odpowiedniego dokumentu lub wykonanie wskazanej czynności.

8.3. Prawo do usunięcia danych

Możecie Państwo poprosić Administratora o skasowanie swoich danych osobowych.

Prawo do usunięcia danych przysługuje wyłącznie, gdy:

1) Państwa dane osobowe nie są nam już potrzebne do osiągnięcia naszych celów albo

2) wnieśliście Państwo sprzeciw, który okazał się być słuszny albo

3) Państwa dane osobowe są wykorzystywane niezgodnie z prawem albo

4) w konkretnym przypadku spoczywa na nas prawny obowiązek usunięcia Państwa danych osobowych.

Odmówimy Państwu prawa do usunięcia danych, gdy Państwa dane osobowe będą nam niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego albo Państwa dane osobowe będą niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:

• osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
• przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
• Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.

Po ograniczeniu przetwarzania Państwa danych osobowych Administrator może je nadal wykorzystywać wyłącznie w następujących celach: przechowywania; ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony roszczeń; ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.

8.5. Prawo do sprzeciwu

Przysługuje Państwu prawo sprzeciwu, gdy wykorzystujemy dane osobowe do realizacji celów wynikających z naszych uzasadnionych interesów prawnych. Z prawa do sprzeciwu można skorzystać w dowolnym momencie. Uznanie sprzeciwu skutkuje usunięciem danych osobowych, wykorzystywanych w danej sprawie.

Sprzeciw Administrator uwzględni tylko w wyjątkowych przypadkach, z uwagi na Państwa szczególną sytuację. Administrator może odrzucić sprzeciw wykazując istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do korzystania z Państwa danych osobowych. Prawnie uzasadnione podstawy muszą być nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności. Administrator może również odrzucić Państwa sprzeciw, gdy wykaże podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Należy uzasadnić sprzeciw, aby zwiększyć szanse na jego uwzględnienie. Uzasadniając sprzeciw proszę dokładnie opisać na czym polega szczególny charakter sytuacji, w której się Państwo znajdujecie. Należy wyjaśnić czym różni się Państwa sytuacja od sytuacji innych osób, których dane wykorzystujemy w tych samych celach

8.6. Prawo do wycofania zgody

W zakresie, w jakim Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody – mają Państwo prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej wycofaniem

8.7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Możecie Państwo powiadomić organ nadzorujący przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych o naruszeniu prawa. Polskim organem nadzoru jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu złożenia skargi należy skontaktować się z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.

Jak skorzystać z przysługujących uprawnień ?

W celu realizacji uprawnień wskazanych w pkt. 81. – 8.6., należy złożyć podanie do Administratora. Dane kontaktowe zostały wskazane w pkt. II.

W celu złożenia skargi do organu nadzorczego, należy skontaktować się z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.

IX.  DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do złożenia formularza zgłoszeniowego uczestnictwa w Konferencji. Niepodanie danych uniemożliwia przyjęcie formularza zgłoszeniowego.

W zakresie przetwarzania opartego na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na gromadzenie i przetwarzanie swoich danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgodę może Pani/Pan wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny lub na adres e-mail: biuro@ptbfarm.pl

X.ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI ORAZ PROFILOWANIE

Administrator nie podejmuje wobec Państwa decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w szczególności w oparciu o profilowanie.

XI.OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH

• Podanie danych w zakresie wskazanych w formularzu rejestracyjnym jako obowiązkowe jest warunkiem umownym. Konsekwencją odmowy podania danych będzie brak możliwości rejestracji uczestnika na konferencje i tym samym brak możliwości zawarcia umowy.
• Podanie danych osobowych w pozostałym zakresie jest dobrowolne. Odmowa podania tych danych nie wywołuje żadnych konsekwencji.